Conheça os sete passos fundamentais para estabelecer filtros e palavras-chave em seu processo de monitoramento de Relações Institucionais e Governamentais (RIG ou RelGov)
erder uma informação importante é uma situação crítica para quem cuida do monitoramento político-regulatório, sobretudo porque esse gap pode prejudicar a estratégia de Relações Institucionais e Governamentais (RIG) de uma instituição.
Esse tipo de informação, você sabe, geralmente sinaliza riscos/oportunidades que precisam ser analisadas/priorizadas e janelas únicas de atuação que abre e fecham, por vezes irreversíveis. É de posse delas que a organização distribui tarefas e tem uma atuação no timing correto.
Para não correr o risco de “comer bola”, a tecnologia é fundamental.
Logo, configurar a ferramenta com os parâmetros corretos é uma etapa crítica do trabalho. Somente assim o software será plenamente capaz de identificar, selecionar e comunicar as informações realmente relevantes.
Para te ajudar nesse desafio, nós vamos compartilhar com você a metodologia de parametrização que utilizamos na Sigalei. Desse modo, você configura a sua ferramenta de monitoramento e não perde nenhuma informação relevante.
Essa metodologia, constantemente aperfeiçoada, tem a validação do nosso time de Serviço, que cumpre as funções de analistas de monitoramento e inteligência para os clientes que preferem focar 100% em estratégia e atuação.
É com esse método que identificamos informações críticas em meio a um ruído elevado, e assim ajudamos nossos clientes a ganhar mais proatividade.
Conheça os sete passos que adotamos.
Na Sigalei, chamamos de “temas” as pastas ou gavetas que armazenam todos os documentos que serão capturados, analisados e compartilhados na instituição. Esses temas precisam ser pensados com base na estrutura de tomada de decisão da sua organização.
O objetivo é dar contexto às informações, conferindo mais rapidez ao processo a quem tiver que interpretá-las. Isso permite que fique bem claro que essa pasta vai armazenar tudo que for de interesse direto para um grupo específico de pessoas. Outro ganho está no processo de comunicação, uma vez que o sistema será capaz de gerar alertas automáticos para as pessoas da sua instituição previamente determinadas.
Desse modo, se sua organização possui pessoas que cuidam de questões tributárias, recomenda-se criar um tema “Tributário”. E isso vale para tudo – seja um novo marco regulatório, uma aquisição em análise no Cade ou um grave acidente na concorrência, apenas para ficar em três exemplos.
De um modo ou de outro, vale reforçar que, a depender da complexidade e abrangência de assuntos tratados, um determinado documento poderá ser classificado em um ou mais temas. Essa funcionalidade é perfeita para permitir que, ante situações de risco ou oportunidade, pessoas de áreas distintas trabalhem de forma coordenada.
O segundo passo é definir quais são as geografias que impactam sua instituição – e os respectivos órgãos governamentais de interesse.
Ou seja: sua instituição é impactada em nível federal? Ou nos estados e municípios? E quais?
Nessa etapa, vale ponderar quais são os mais relevantes para a instituição. Isso ajuda a estabelecer os targets do monitoramento. Exemplo: o foco de atuação é municipal? Será este, portanto, o monitoramento a ser priorizado, em vez do âmbito federal.
Uma vez definida a abrangência, é necessário determinar as arenas para cada tema: Legislativo, Executivo, Judiciário, Mídia ou Redes Sociais? É possível, por exemplo, escolher monitorar o Município de São Paulo, a Assembleia Legislativa, o Diário oficial do município, o Twitter do Prefeito e do Governador. De acordo com a relevância do tema, vale monitorar todas as arenas; em outros casos, talvez uma arena seja suficiente.
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O terceiro passo exige muito cuidado: filtrar as palavras-chave (ou keywords, em inglês).
Nossa recomendação: calibre bem os filtros na plataforma e ajuste corretamente os termos. Desse modo, você vai receber apenas o que tem relevância, sem perder nada que possa ser significativo.
Aqui vão cinco categorias de palavras que você pode utilizar no seu monitoramento, mostradas na figura e detalhadas abaixo:
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Crie palavras-chave com o nome ou apelido da instituição e concorrentes. Procure lembrar o nome-fantasia, a razão social, os apelidos... Isso permite que você capture menções diretas à instituição ou à concorrentes que eventualmente indiquem ataques reputacionais ou até a aproximação de um stakeholder relevante. Um exemplo de apelido é o uso de “Palácio Bandeirantes”, na Imprensa, para referir-se a atos do Governo do Estado de São Paulo.
Crie um conjunto de palavras-chave representativas do valor que a instituição entrega para sociedade – e também os eventuais problemas e passivos socioambientais e econômicos correlacionados à atividade. Se sua instituição produz medicamentos para diabetes, por exemplo, as palavras-chave podem ser: diabetes, hipoglicemia, hiperglicemia, glaucoma etc.
Com essas palavras chaves, você conseguirá identificar sinais de tendência relacionados aos assuntos do seu interesse que estão em debate na sociedade, mesmo que não atinja diretamente seu modelo de negócios neste momento. Significa um olhar para o horizonte, com o objetivo de identificar o que está por vir.
Crie um conjunto de palavras-chave que represente a estrutura produtiva da sua organização.
Esses lista funciona como uma bússola para a definição das keywords. E é um dever de casa que deve ser feito na largada, sobretudo porque aumenta sua percepção de quais filtros são relevantes. Com essas palavras-chave, você conseguirá identificar sinais de riscos/oportunidades ou janelas de atuação mais concretas, que impactam diretamente a operação da sua instituição.
Boa parte do trabalho de RIG tem relação direta com mudanças regulatórias e/ou legislativas com potencial para impactar a instituição. Por isso, é absolutamente fundamental estudar o marco regulatório setorial e os seguintes regramentos inerentes ao negócio:
• Regulação trabalhista;
• Regulação tributária aplicável;
• Regulamentações específicas dos próprios produtos, etc
Uma forma eficaz de identificar riscos e oportunidades é configurar como palavras-chave a base regulatória aplicável à sua instituição, ou seja, leis e medidas infralegais pertinentes. Essas nomenclaturas, por si só, são suficientes para capturar informações importantes para o seu monitoramento.
Exemplo: 'Lei nº 11.445/2007'.
Com essas palavras-chave, você conseguirá identificar riscos/oportunidades bem mais concretos, e de forma mais precisa as alterações na estrutura regulatória na qual sua instituição se sustenta atualmente.
Qualquer negócio tem externalidades socioambientais. Ou seja, pode gerar ganhos ou prejuízos de ordem social e/ou ambiental.
O desafio, aqui, é entender como a sociedade está se mobilizando em torno de assuntos que impactam seu modelo de negócio e selecionar palavras-chave que te permitam identificar riscos ou oportunidades ou temas relacionados às políticas de ESG de sua instituição.
Com essas palavras-chave, você conseguirá identificar sinais de tendência relacionados aos assuntos do seu interesse que estão sendo debatidos na sociedade, mesmo que não toque diretamente seu modelo de negócios atualmente. É um olhar para o horizonte e identificar o que está por vir.
O quarto passo consiste em agrupar o conjunto de palavras-chave. Este grupo deve receber o nome de um assunto de interesse da instituição. Além de facilitar o processamento dos documentos encontrados, esse agrupamento vai permitir a extração de insights que conectem assuntos a determinados temas.
Uma boa dica é estipular o grau de importância de cada assunto, com notas de 1 a 10, de acordo com o nível de relevância para a instituição, conforme o exemplo a seguir:
Radar:
Tema: Fármacos
Nome: Doenças Raras (Assunto)
Palavras-chave: Diabete, Hipoglicemia, Hiperglicemia
Importância: (8) de 1 (menos importante) a 10 (mais importante)
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Nesse quinto passo, é importante limitar o contexto de uma determinada palavra-chave para melhorar a precisão das informações capturadas. Ou seja, a palavra “coração” pode estar associada a um contexto médico ou ser utilizada como gíria ou expressão de efeito.
Portanto, é importante inserir no sistema keywords que complementem as palavras-chave previamente destacadas. Em contrapartida, existem outras palavras que eliminam o contexto desejado – neste caso, use palavras negativas para eliminar esses contextos.
Voltando ao caso coração. Pense no contexto de uma empresa que fabrica materiais cirúrgicos para transplante. Nesse caso, o radar ficaria assim:
Palavra-chave principal: Coração
Palavra de contextualização: Transplante
Palavra de exclusão: Quentinho
O sexto passo é um dos mais fundamentais para a estratégia de RIG.
Procure entender quais são os stakeholders mais importantes dentro de cada tema. Selecione aqueles nomes e instituições que tendem a influenciar a tomada de decisão sempre que fazem um pronunciamento dentro de uma temática, e crie palavras chaves contendo o nome deste stakeholders, associadas à outras palavras relacionadas aos temas relacionados.
Sempre que esses stakeholders se pronunciem, o sistema irá destacar os documentos. Isso é importante porque quanto maior é o peso de um stakeholder mencionado, maior é a probabilidade de que esses documentos sejam relevantes, e isso facilita a priorização da análise das informações.
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Esse passo é muito importante e tem validade permanente. Este é o segredo de um monitoramento robusto e confiável. Toda vez que você detectar que não foi capturado um documento relevante, faça o ajuste nas palavras chaves.
Essas revisões e atualizações periódicas são essenciais para fechar todos os pontos cegos, e diminuir a probabilidade você perder informações críticas.
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Estamos certos de que esse guia contribui bastante para uma parametrização mais assertiva.
Investir nessa etapa, acredite, é ganho de produtividade no monitoramento de RIG.
E essa é a metodologia que utilizamos com sucesso aqui na Sigalei.
Contamos com uma plataforma de tecnologia robusta, com recursos de inteligência artificial. E o feedback dos nossos clientes tem sido de grande valia para aperfeiçoar o software.
Também somos especialistas em monitoramento e análises.
E temos certeza de que podemos te ajudar a melhorar seu processo, não só para fazer buscas mais eficientes, mas sobretudo para identificar riscos e oportunidades com mais rapidez.
Vamos conversar para que a gente possa apresentar a você todas as nossas soluções.
Aguardo sua mensagem!
Felipe Molina é o Diretor de Sucesso do Cliente da Sigalei
felipe@sigalei.com.br
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