ransformar informação em conhecimento é um dos grandes desafios das organizações, principalmente na Era Digital.

E é fácil entender o motivo: é assustador o volume diário de dados e mensagens.

É internet, redes sociais, WhatsApp, e-mails, revistas, jornais, rádio e televisão – além das reuniões, webinar, conversas de elevador ou no cafezinho. 

Organizar essa “bagunça” é vital para profissionais de Compliance e Jurídico.

E uma das melhores maneiras de melhorar sua vida é montar uma biblioteca regulatória.

O que são as bibliotecas regulatórias?

Basicamente, trata-se de uma base de dados com todas as leis e normas que são aplicáveis à operação de uma empresa.

Criar uma biblioteca regulatória, atualizada automaticamente, é muito útil para explicitar o ambiente regulatório que impacta uma instituição ou todo um setor no dia a dia.

Para dar visibilidade à relevância dessa ferramenta, desenvolvemos esse texto com as vantagens básicas de se criar uma biblioteca regulatória, organizadas em três níveis.

Confira:

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1. Vantagens em nível estratégico [diretores, estrategistas]

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Quando sua empresa monta uma biblioteca regulatória,  o que ela está fazendo, na prática?

Está explicitando os pilares regulatórios que fundamentam a atuação da empresa. O que antes parecia abstrato, ou de domínio exclusivo das diretorias específicas, passa a ser concreto. E para todos. E essa gestão de conhecimento é decisiva. Com ela, a empresa ganha tempo para agir e reagir – e tem chance de criar uma agenda mais proativa. 

É imprescindível, portanto, para quem lida com o C-Level de uma organização, dar visibilidade a todo o processo regulatório que normatiza a atuação das diversas áreas de uma companhia.

Mais do que tudo, a biblioteca regulatória é um ativo. 

Com ela, tudo fica mais bem estruturado internamente: informações sobre leis, portarias, resoluções, em diversos âmbitos (federal, estadual, municipal, e até mesmo internacional, no caso de empresas com comércio exterior ou ações na Bolsa de NY).

Outro benefício é promover a integração: a biblioteca facilita a ação conjunta entre as diversas áreas (Jurídico, Financeiro, Operações, Recursos Humanos etc) e agiliza a tomada de decisões. Afinal, cada área precisa ter uma visão panorâmica sobre as demais, até mesmo porque as questões regulatórias muitas vezes são multidisciplinares. 

Do ponto de vista tecnológico, o banco de dados pode perfeitamente ser conectado a outros sistemas internos de gestão, permitindo que a informação circule. 

Essa gestão de conhecimento gera vantagens competitivas para o negócio, sobretudo em um momento em que o ESG passou a ser tão relevante. 

2. Vantagens em nível tático [gerentes]

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A biblioteca regulatória é uma ferramenta gerencial. 

Contar com uma plataforma que reúna todas as regras, de forma organizada e atualizada, diminui substancialmente os riscos de não uma determinada área da empresa não estar em conformidade, garantindo uma melhor governança.

É justamente essa a importância do monitoramento com atualização automática. Ele permite que a informação chegue até a organização, tão logo publicada em Diário Oficial.

Desse modo, a empresa toma conhecimento destas informações imediatamente, o que proporciona um ganho expressivo de tempo para tomar ações correlatas em suas diversas esferas. Por exemplo: digamos que uma nova regra determine, no fim do dia, um aumento de equipe para cumprir determinada exigência – esse acompanhamento permitirá que a área de Operações acione a área de Recursos Humanos, evitando que uma fiscalização possa gerar passivos para a empresa. 

Afinal, só se consegue gerenciar aquilo que está explícito. E a biblioteca regulatória ajuda a mensurar o processo de compliance, ao viabilizar a extração de métricas e conforme os KPIs estabelecidos para medição de desempenho do time.

3. Vantagens em nível Operacional [analistas]

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A biblioteca regulatória reduz os custos de monitoramento.

O trabalho de atualização é feito diariamente, de forma automática. Desse modo, elimina-se o risco de perder informações críticas por erro manual de monitoramento. 

Com esse serviço, os recursos do time de compliance e jurídico podem ser usados de forma mais estratégica. 

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A biblioteca regulatória não é um ambiente digital que deva ficar esquecido. 

Não! 

Definitivamente, as bibliotecas devem ser atualizadas constantemente – elas servem como uma espécie de gatilho para tomadas de decisão e ações práticas. 

Essa base de dados exige acessibilidade 24/7 para consulta do times jurídicos e compliance.

Aqui na Sigalei, nossa equipe de Serviços tem expertise em organizar bibliotecas regulatórias, formatando um catálogo de informações alinhado aos objetivos de cada cliente.

Uma das nossas entregas, por exemplo, é preparar análises de contexto para mostrar como cada regra se aplica a cada organização, ajudando a classificar cada norma para que a empresa tenha pleno conhecimento se está ou não em conformidade. Isso ajuda ao pleno atendimento dos mais elevados padrões de compliance. Também enviamos alertas com as alterações regulatórias que impactem diretamente no negócio ou a todo um setor.

Todas essas soluções podem ser apresentadas em uma reunião bem curta e objetiva. 

Mande uma mensagem e nós damos mais detalhes de como funciona o nosso trabalho.  

É só mandar um e-mail com um simples ‘reply’.

Aguardo a sua mensagem.

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* Frederico Oliveira
frederico@sigalei.com.br

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