nalistas de Monitoramento e/ou de Inteligência são profissionais super importantes. 

São elas/eles que alimentam o time de Relações Institucionais e Governamentais (RIG ou RelGov) com informações para suportar o processo de decisão. 

E não só para acompanhar/analisar as tramitações de projetos de lei. Mas também para observar/avaliar a movimentação de stakeholders, entre outras funções.

Não é um trabalho fácil. Exige bastante concentração e conhecimento. Mas esse processo de monitoramento e análise pode ser bem mais rápido e eficaz.

Para você ganhar tempo, compartilhamos um resumo da nossa metodologia e algumas dicas que aplicamos diariamente no nosso serviço de inteligência Sigalei.

Antes de tudo, é preciso pensar o processo de monitoramento em 5 etapas:

1. Filtragem;
2. Agrupamento e Priorização;
3. Qualificação;
4. Categorização;
5. Comunicação.

Veja como funciona cada uma dessas etapas:

‍

‍

‍

1. Filtragem: o primeiro passo para monitorar

‍

Que tipo de informação você vai analisar?

E o que será deixado de lado?

Essas duas perguntas são inescapáveis para um bom monitoramento de RIG.

Nessa missão, o primeiro passo é avaliar como parametrizar o filtro do monitoramento. Não dá para errar a mão. Se abrir demais, você vai receber muito lixo. Se fechar mais do que o necessário, corre o risco de perder informação útil.

Por isso, é altamente recomendada a utilização de uma ferramenta nessa etapa se você não quiser perder nenhuma informação relevante, pois o trabalho aumentará exponencialmente sempre que a estratégia demandar a incorporação de novos temas, palavras-chave ou fontes, como, por exemplo, novos veículos de imprensa ou perfis de stakeholders nas redes sociais.

‍

2. Agrupamento e Priorização: separando o que é relevante

‍

‍Tão logo todas as informações tenham sido capturadas, é  necessário analisar as informações, Ou seja, separar o que tem relevância para quem lidera o RIG na organização.

Sem dúvida trata-se de uma imensa responsabilidade, não?

Mas uma técnica pode te ajudar nessa tarefa.

Trata-se de agrupar e priorizar os grupos de informações que serão processados com base em um conjunto de critérios. Isto permite que você analise primeiramente o que tem maior probabilidade de ser importante. Assim, o impacto será menor se houver uma perda nessa seleção.

Parece complicado, mas para ilustrar bem essa etapa, vou fazer uma analogia. Em casa, quando preciso lavar louça, faço uma triagem de todos os itens para agilizar o processo. Empilho os pratos, deixo os copos em um canto e coloco os talheres juntos em uma vasilha. E por que faço isso? Porque diminui consideravelmente meu esforço cognitivo. Como são objetos com formatos similares, essa tarefa doméstica flui no piloto automático, sem que eu precise analisar o contexto a todo momento.

A mesma técnica se aplica ao processamento de informações em RIG.  

Um exemplo: que tal definir prioridades de análise? Começar por tramitações das proposições de maior impacto regulatório? Ou por notícias de temas mais relevantes para a organização? Ou posts de um mesmo stakeholder nas redes sociais? E assim por diante.

Outra técnica com resultados comprovados é processar as informações capturadas em lotes menores. Isto é, em vez de fazer a triagem inicial de todas as informações de uma só vez, considere fazer por lotes. Pode acreditar: isso vale minutos preciosos para manter seu foco, diminuindo as chances de eliminar, sem perceber, uma informação que seja relevante.

‍

3. Qualificação: interpretando a informação monitorada

‍

Não tem segredo: um time de RIG funciona bem se cada elo do processo entregar a informação bem tratada para quem for recebê-la.

Assim sendo, para cada informação encontrada é necessário interpretar as que sejam relevantes sob o foco da estratégia da organização e de seu modelo de negócios.

Esse trabalho de edição será fundamental para reduzir o esforço cognitivo do receptor da informação, permitindo que ele consiga compreender tudo em menos tempo e tenha uma tomada de decisão mais ágil. E isso significa menos tempo perdido – e menor probabilidade de falhas decisórias por informações que não tenham sido bem assimiladas.

Importante: não esqueça de facultar o acesso à fonte da informação. Isso melhora a interpretação, dá contexto, e gera confiança ao receptor da mensagem, além de facilitar na gestão e recuperação das informações.

‍

4. Categorização: estruturando as informações monitoradas

‍

Categorizar é produtividade!

Essa etapa ajuda a reduzir significativamente o esforço cognitivo do time de RIG. Afinal, voltando a usar uma metáfora doméstica, é muito mais difícil cozinhar em um ambiente bagunçado do que em outro super organizado, certo?

Mas...o que são essas categorias?

Elas consistem, basicamente, em tags, propriedades e rótulos.

Ficam vinculadas a cada informação nova que já tenha sido qualificada, e devem ser organizadas dentro de um ou mais grupos.

Em resumo, as categorias permitem:

1. Extrair insights – Significa detectar tendências. Ou seja: ao agrupar as informações classificadas, você vai notar o surgimento natural de padrões nas movimentações políticas e regulatórias. Essa visão panorâmica facilita a compreensão de um problema e ajuda na tomada de decisão.

‍

2. Facilitar a tomada de decisão – Informações categorizadas permitem rápida tomada de decisão. Um exemplo: tramitações classificadas com a tag “críticas” ajudam a dar senso de urgência ao time de RIG.

‍

3. Refinar o processo de priorização – É o que abordamos na segunda etapa deste texto. Como sabemos, o monitoramento político não se restringe ao tratamento de informações novas. Envolve adicionar mais conteúdo para complementar informações analisadas anteriormente. Um exemplo clássico em RIG são os projetos de lei de alto impacto regulatório. Uma vez apresentados, seus desdobramentos costumam ser extremamente relevantes. Qualquer avanço na tramitação é examinado com lupa. Eles são mais importantes para a estratégia mais imediata das empresas do a apresentação de um novo projeto de menor impacto.

‍

4. Facilitar o processo de comunicação – É o que veremos na etapa seguinte.

‍

5. Comunicação.

‍

Comunicação é fundamental. Afinal, a razão de ser de um processo estruturado de RIG, no fim do dia, é manter todos bem-informados: tomadores de decisão, estrategistas e atuadores.

Mas... como fazer isso sem ruídos? 

Um bom caminho é alinhar expectativas.

Estabeleça um conjunto de regras de compartilhamento conforme a categoria da informação. 

Defina frequência de compartilhamento, canais de compartilhamento, formato de compartilhamento e o recorte temporal da comunicação (diária, semanal, mensal etc.) .

Aqui vão alguns exemplos práticos:

1. Definir que todas as informações categorizadas como “críticas” serão comunicadas via WhatsApp ou outros aplicativos tão logo sejam detectadas, e estabelecer um critério para o formato da mensagem (título, análise, link para a fonte original e as categorias associadas).

2.  Pré-estabelecer que todas as informações categorizadas como tramitações, dentro de um recorte temporal semanal, serão compartilhadas semanalmente em um relatório no formato PDF, a ser enviado por e-mail às segundas ou sextas-feiras.

‍

***

A beleza do trabalho de RIG é que quanto mais os processos vão sendo aperfeiçoados, mais a equipe vai produzindo resultados.

Aqui na Sigalei temos trabalhado duro para desenvolver uma tecnologia proprietária.

Nosso gol é ajudar clientes a identificar riscos e oportunidades, suportando os respectivos processos de decisão.

Temos soluções de monitoramento e uma equipe com expertise em análises.

Estamos certos de que nossa experiência pode dar um grande impulso no seu processo.

Quer saber mais?

Vamos conversar!

Espero a sua mensagem.

Ivan Ervolino é Diretor de Serviços da Sigalei
ivan@sigalei.com.br

‍