Código de Ética y Compliance

Programa de Integridad y Compliance

1. Alcance

Con compromiso y responsabilidad corporativa, Openlex Soluções Tecnológicas LTDA tiene como principal alcance la construcción de confianza con todos los colaboradores y socios, clientes, entes gubernamentales y la comunidad. Este compromiso se expresa primeramente por nuestro Código de Ética, que es pensado, estructurado y reiteradamente revisado en torno a las normas que reflejan nuestra cultura, misión y valores, con el objetivo de perpetrar una cultura de integridad, sostenibilidad, honestidad, transparencia y política de buenas conductas.

2. Propósito

Transformar datos en decisiones

Conectando información relevante con inteligencia y tecnología, ayudando a organizaciones a garantizar la sostenibilidad de sus negocios.

3. Compromiso de la Alta Dirección

El presente programa es pensado y estructurado por el Consejo de Directores en conjunto con el Comité de Compliance, los cuales están enteramente comprometidos con la efectiva implementación y eficacia de las normas de conducta aquí idealizadas.

4. Comité de Compliance

El Comité de Compliance es liderado por el Compliance Officer Ivan Ervolino, quien tiene total autonomía en la conducción de la implementación y fiscalización del programa. El cargo se ejercerá por período no inferior al establecido de estabilidad, pudiendo ser retirado del cargo solamente por fundado motivo, debidamente homologado por la Cámara de Arbitraje — Comarca de São Carlos/SP.

El Comité de Compliance está formado por Frederico Amaral de Oliveira y Danilo Amaral de Oliveira, quienes poseen subordinación exclusiva al Compliance Officer, a fin de garantizar efectividad y neutralidad en la conducción del programa.

Código de Ética y Conducta

Este Código de Ética contempla las principales orientaciones éticas y morales que deben conducir las relaciones internas, negociales y gubernamentales de la empresa. Es aplicable a todos los colaboradores, incluso de las empresas que componen el grupo de proveedores.

5. Compromiso y Seriedad

Entre los valores de la empresa, la búsqueda de la excelencia con ética y transparencia es pilar de sustentación de la historia y del crecimiento de Openlex Soluções Tecnológicas LTDA, razón por la cual la alta dirección y los colaboradores se comprometen con el presente código y con el cumplimiento de las leyes, primando por su aplicabilidad y eficiencia.

6. Sostenibilidad Ambiental

Entre las prioridades de Openlex Soluções Tecnológicas LTDA, la protección del medio ambiente equilibrado se cimienta con la observancia de las normas ambientales y en programas de combate a la contaminación y fomento a la sostenibilidad, tales como: concienciación ambiental y reciclaje de los materiales utilizados.

7. Toma de Decisiones

Toda y cualquier decisión a ser tomada en el ámbito interno, negocial o que esté relacionada de cualquier forma a la estructura empresarial debe ser tomada observando las siguientes directrices:

• ¿Se trata de una decisión contraria a la legislación? No debe ser tomada.
• ¿Se trata de una decisión contraria al presente código de ética, valores o cultura de la empresa? No debe ser tomada.

En caso de duda en cualquiera de las preguntas anteriores, o ante la existencia de algún conflicto de intereses, el supervisor directo o el Comité de Compliance debe ser consultado.

8. Conflicto de Intereses

El conflicto de intereses ocurre siempre que haya algún beneficio propio en confrontación con la ética o los intereses de la empresa. A fin de evitar tales situaciones, debe evitarse:

• Reclutar o mantener en el equipo amigos íntimos, parientes y cónyuges;
• Recibir ventajas y regalos;
• Comprar acciones de empresas basándose en información privilegiada;
• Adquirir productos o servicios en condiciones privilegiadas de proveedores de la empresa;
• Adquirir acciones de proveedores.

En caso de duda en cualquiera de las situaciones anteriores, el supervisor directo o el Comité de Compliance debe ser consultado.

9. Relación Interna — Respeto Mutuo

La relación interna entre los colaboradores debe primar por la total urbanidad y respeto, independientemente de la jerarquía existente. No se admiten bajo ninguna hipótesis:

• Conductas que privilegien o discriminen a cualquier colaborador en función de la clase social, color, género, opción sexual, origen, raza, edad, religión, estado civil o condición física;
• Conductas que causen cualquier vergüenza íntima o pública;
• Conductas que irrespeten cualquier norma o reglamento laboral;
• Conductas que pongan en riesgo a cualquier colaborador.

Las conductas indicadas arriba serán tratadas con el rigor necesario, independientemente de que ocurran dentro o fuera de las dependencias de la empresa.

10. Relación Externa — Clientes

Todo trabajo construido y desarrollado por la empresa tiene como presupuesto e inspiración la satisfacción del cliente. Con ese objetivo, toda y cualquier relación con el cliente debe observar:

• Transparencia en la relación, concediendo con prioridad y claridad toda y cualquier información de interés del cliente y que no esté protegida por sigilo industrial;
• Priorizar la satisfacción del cliente sin infringir ninguna norma ética o cultura de la empresa;
• Respetar las normas de protección al consumidor, especialmente al actuar con honestidad en la publicidad y en las ventas;
• Conferir atención especial al posventa, permitiendo el amplio acceso y aclaraciones sobre asistencia o dudas sobre el servicio prestado;
• Observancia de las disposiciones de la Ley 13.709/18 (LGPD), que regula la protección de datos personales, y de la Ley nº 12.965/14 (Marco Civil de Internet);
• Primar por la seguridad del cliente en todas sus esferas.

En caso de duda en cualquiera de las situaciones anteriores, el supervisor directo o el Comité de Compliance debe ser consultado.

11. Relación Externa — Clientes Públicos

Con base en la Ley Anticorrupción, Ley de Licitaciones, Ley de Improbidad Administrativa, entre otras normas correlacionadas, la relación con entes públicos observará las siguientes directrices:

• Las propuestas y contratos se conducirán estrictamente como previsto en la Ley de Licitaciones y Contratos Públicos;
• Ninguna ventaja, propuesta o contacto adicional será tolerado, sino aquellos estrictamente procedimentados en el Manual de Licitaciones de Contratos Públicos.

12. Relación Externa — Proveedores

La selección de proveedores se conducirá con base en las siguientes directrices:

• Exigir a los proveedores la observancia del presente Código de Ética;
• Priorizar a proveedores que tengan implantado un Programa de Integridad;
• Seleccionar a los proveedores basándose en criterios objetivos;
• Seleccionar a los proveedores basándose en mayor calidad, precio, expertise, credibilidad y reputación en el mercado.

13. Relación Externa — Competidores

Toda conducta y toma de decisión debe priorizar al cliente, pautada en la ética y transparencia. Bajo este cimiento, no será tolerada cualquier conducta que caracterice competencia desleal y anticompetitiva, tales como:

• Combinación de precios;
• División de clientes y mercado;
• Uso de información privilegiada;
• Prácticas de Dumping, Tipping o Antitrust.

14. Confidencialidad y Sigilo Industrial

Toda y cualquier información interna está protegida por sigilo industrial, no pudiendo bajo ninguna hipótesis ser divulgada, compartida o relatada externamente sin el expreso consentimiento de la empresa. Este sigilo alcanza igualmente a la información relacionada con los colaboradores.

15. Imagen y Cultura de la Empresa

Todo colaborador carga consigo la imagen de la empresa, no siendo toleradas conductas que violen la ética, la moral y las leyes vigentes, tanto en el ambiente de trabajo como fuera de él.

16. Programa de Integridad

La implementación del presente programa de integridad ocurrirá de la siguiente forma:

• Capacitación: Las capacitaciones iniciales ocurrirán en los sectores individualizados, conforme cronograma anexo al presente Código de Ética.
• Reciclaje: Las capacitaciones serán repetidas cada 3 meses, conforme cronograma anexo al presente Código.
• Proceso de adecuación: Capacitación dedicada a colaboradores que actuaron o estuvieron involucrados en conductas no éticas, formada por sesiones de concienciación y advertencia.
• Material de apoyo: Durante las capacitaciones, se distribuirá material de estudio y apoyo con copia del presente código de ética, con principales dudas y respuestas.

Las capacitaciones serán realizadas por Ivan Ervolino.

17. Canal de Soporte

Siempre que haya cualquier duda respecto al cumplimiento o no del presente código sobre una conducta, todo colaborador tendrá acceso al Canal de Soporte por la dirección: compliance@sigalei.com.br.

18. Canal de Denuncia

Siempre que haya cualquier conducta que infrinja o ponga en riesgo la observancia del presente Código de Ética, todo colaborador tendrá acceso al Canal de Denuncia por la dirección: denuncia@sigalei.com.br.

19. Privacidad

Toda denuncia, soporte, cuestionamiento o comunicación serán mantenidos en total sigilo, los cuales deberán ser tratados y concluidos solamente entre el Comité de Compliance y los involucrados.

20. Fiscalización y Efectividad

La observancia de las presentes directrices será verificada semanalmente por medio de auditorías realizadas por el Comité de Compliance, los cuales mantendrán informes mensuales sobre los apuntes, mejoras y tratamiento de eventuales no conformidades.

21. Tratamiento a las No Conformidades

Identificada una no conformidad — sea por el Canal de Denuncia, Auditoría o cualquier otro medio — deberá ser dado el inmediato tratamiento con la adopción de medidas coercitivas y reparadoras en como máximo 7 días hábiles del registro.

22. Sanciones y Proceso de Adecuación

Todo colaborador que actúe o esté involucrado en conductas no éticas estará sujeto a las siguientes medidas:

• Advertencia y proceso de adecuación, en el caso de conductas leves, consideradas aquellas que no confieran riesgo al cliente y no representen ninguna infracción ética o legal;
• Despido con justa causa, sin perjuicio de las acciones civiles y penales correspondientes, en los casos de conductas contrarias al presente Código de Ética o a la ley.

23. Condiciones Generales

Este Código no agota todas las posibles cuestiones éticas relacionadas con la actividad empresarial, no restringiendo eventuales medidas coercitivas a cualquier conducta que ofenda el buen sentido, la ética y la moral.

El presente Código de Conducta entra en vigor a partir de su divulgación, sin previsión para término, debiendo ser revisado, como mínimo, cada 6 meses.